Функционирование современных гостиниц требует применения на практике новых технологий. В обязательном порядке должна быть создана эффективная и функциональная информационная система управления гостиницей. Она автоматизирует рабочие процессы, свяжет в одно целое разные службы отеля и повысит уровень обслуживания клиентов.
Одновременно с улучшением сервиса снижается занятость персонала гостиничного комплекса, повышается производительность труда сотрудников и уровень их грамотности. Информационные системы и технологии в гостиничном предприятии позволяют управлять разными процессами: резервированием номерного фонда, учётом гостей отельного комплекса, инвентаризацией, поставками продуктов питания и т. д.
Структура информационной системы гостиницы
Информационные системы в гостиничном бизнесе выстраиваются для каждого отеля индивидуально. Их структура непосредственно зависит от того, какие подразделения созданы на предприятии. Количество и задачи каждого из отделов определяются категорией отеля, спецификой номерного фонда, расположением и рядом других факторов.
При этом существуют подразделения, присутствующие в структуре каждой гостиницы. Это отдел менеджмента, администрация, служба бронирования, подразделение обслуживания. Информационная система гостиничного комплекса призвана объединить перечисленные модули и обеспечить их взаимосвязь.
Модуль менеджеров
Эта составляющая информационной системы отеля направлена на рациональное и удобное управление комплексом. Модуль менеджеров обеспечивает осуществление таких функций:
- сохранение сведений о постояльце на протяжении заданного количества дней;
- проведение расчёта средней цены проживания в номере и определение загрузки гостиницы;
- возможность внесения изменений в сведения о госте;
- выполнение ранжирования номеров по предварительно заданному приоритету;
- подготовка быстрых сообщений для пользователя.
Модуль администрации
Информационные системы менеджмента в гостиничном деле обязательно содержат данный модуль. В нём аккумулируется информация о номерном фонде:
- техническое состояние;
- актуальная стоимость проживания;
- степень занятости;
- статус номера.
С помощью этого модуля информационной системы администрация отельного комплекса ведёт личный счёт клиента. Многофункциональность инструмента обусловливает необходимость создания его подструктуры − модуля резервирования и обслуживания.
Модуль резервирования
Непосредственное предназначение этой составляющей информационных систем − автоматизация рабочих процессов, протекающих на базе отдела резервирования. Функционал данного модуля должен быть следующим:
- групповое или индивидуальное бронирование номеров;
- доступ к информации о предыдущем приёме гостя;
- присвоение номерам определённых категорий;
- исключение вероятности превышения количества броней над числом свободных номеров;
- оформление листа ожидания на заданный период;
- распечатка подтверждения заявки.
- возможность онлайн оплаты брони картой
Модуль обслуживания
Этот инструмент помогает контролировать состояние номерного фонда, получать сведения о занятых и свободных номерах, их подготовленности к приёму гостя (убрано, требуется уборка).
Использование модуля обслуживания в информационной системе гостиничного комплекса открывает перед администрацией и менеджерами такие возможности:
- получение актуальной информации о статусе номера;
- выполнение анализа занятости отеля и её прогнозирование.
Основные требования к информационным системам гостиниц
Информационные системы управления гостиницами должны отвечать ряду требований. Основные из них следующие:
- оптимальный уровень функциональности, который даст возможность получать полные сведения о клиенте и особенностях его обслуживания;
- надёжность, заключающаяся в минимальном количестве отказов и стабильности работы;
- простота интерфейса, позволяющая пользователям с разным уровнем подготовки работать с информационными системами и технологиями в гостиничном предприятии;
- гибкость программного продукта, что важно для внесения изменений в структуру системы и расширения её функционала.
Чтобы получить эффективно работающее решение, нужно обеспечить его тщательную подготовку. Процесс многоэтапный, включает в себя пять стадий.
Этапы создания информационной системы для гостиницы
Подготовка систем выполняется индивидуально для каждого заведения, однако существуют определённые этапы, прохождение которых является обязательным:
- Подготовка к работе с программным продуктом. На этой стадии определяются задачи, которые должны выполняться системой. Их перечень формируется на основании требований заказчика.
- Проектирование. Заключается в подготовке модели будущей информационной системы управления гостиничным комплексом, построении структуры.
- Разработка программы. На этой стадии осуществляется преобразование проектной составляющей в программный код.
- Тестирование продукта. Может выполняться как на каждом из предыдущих этапов, так и после фактического завершения работ. Результаты испытаний вносятся в специальный документ.
- Сопровождение. После запуска информационной системы со временем может понадобиться её доработка, расширение списка функций или построение новых логических взаимосвязей. В этом случае стоит обратиться к разработчикам продукта.
Созданная программистами компании MaxiBooking информационная система гостиничного комплекса позволит автоматизировать рабочие процессы, повысить качество обслуживания гостей и снизить трудозатраты.
