Информационная система

Функционирование современных гостиниц требует применения на практике новых технологий. В обязательном порядке должна быть создана эффективная и функциональная информационная система управления гостиницей. Она автоматизирует рабочие процессы, свяжет в одно целое разные службы отеля и повысит уровень обслуживания клиентов.

Одновременно с улучшением сервиса снижается занятость персонала гостиничного комплекса, повышается производительность труда сотрудников и уровень их грамотности. Информационные системы и технологии в гостиничном предприятии позволяют управлять разными процессами: резервированием номерного фонда, учётом гостей отельного комплекса, инвентаризацией, поставками продуктов питания и т. д.

Структура информационной системы гостиницы

Информационные системы в гостиничном бизнесе выстраиваются для каждого отеля индивидуально. Их структура непосредственно зависит от того, какие подразделения созданы на предприятии. Количество и задачи каждого из отделов определяются категорией отеля, спецификой номерного фонда, расположением и рядом других факторов.

При этом существуют подразделения, присутствующие в структуре каждой гостиницы. Это отдел менеджмента, администрация, служба бронирования, подразделение обслуживания. Информационная система гостиничного комплекса призвана объединить перечисленные модули и обеспечить их взаимосвязь.

Модуль менеджеров

Эта составляющая информационной системы отеля направлена на рациональное и удобное управление комплексом. Модуль менеджеров обеспечивает осуществление таких функций:

  • сохранение сведений о постояльце на протяжении заданного количества дней;
  • проведение расчёта средней цены проживания в номере и определение загрузки гостиницы;
  • возможность внесения изменений в сведения о госте;
  • выполнение ранжирования номеров по предварительно заданному приоритету;
  • подготовка быстрых сообщений для пользователя.

Модуль администрации

Информационные системы менеджмента в гостиничном деле обязательно содержат данный модуль. В нём аккумулируется информация о номерном фонде:

  • техническое состояние;
  • актуальная стоимость проживания;
  • степень занятости;
  • статус номера.

С помощью этого модуля информационной системы администрация отельного комплекса ведёт личный счёт клиента. Многофункциональность инструмента обусловливает необходимость создания его подструктуры − модуля резервирования и обслуживания.

Модуль резервирования

Непосредственное предназначение этой составляющей информационных систем − автоматизация рабочих процессов, протекающих на базе отдела резервирования. Функционал данного модуля должен быть следующим:

  • групповое или индивидуальное бронирование номеров;
  • доступ к информации о предыдущем приёме гостя;
  • присвоение номерам определённых категорий;
  • исключение вероятности превышения количества броней над числом свободных номеров;
  • оформление листа ожидания на заданный период;
  • распечатка подтверждения заявки.
  • возможность онлайн оплаты брони картой

Модуль обслуживания

Этот инструмент помогает контролировать состояние номерного фонда, получать сведения о занятых и свободных номерах, их подготовленности к приёму гостя (убрано, требуется уборка).

Использование модуля обслуживания в информационной системе гостиничного комплекса открывает перед администрацией и менеджерами такие возможности:

  • получение актуальной информации о статусе номера;
  • выполнение анализа занятости отеля и её прогнозирование.

Основные требования к информационным системам гостиниц

Информационные системы управления гостиницами должны отвечать ряду требований. Основные из них следующие:

  • оптимальный уровень функциональности, который даст возможность получать полные сведения о клиенте и особенностях его обслуживания;
  • надёжность, заключающаяся в минимальном количестве отказов и стабильности работы;
  • простота интерфейса, позволяющая пользователям с разным уровнем подготовки работать с информационными системами и технологиями в гостиничном предприятии;
  • гибкость программного продукта, что важно для внесения изменений в структуру системы и расширения её функционала.

Чтобы получить эффективно работающее решение, нужно обеспечить его тщательную подготовку. Процесс многоэтапный, включает в себя пять стадий.

Этапы создания информационной системы для гостиницы

Подготовка систем выполняется индивидуально для каждого заведения, однако существуют определённые этапы, прохождение которых является обязательным:

  1. Подготовка к работе с программным продуктом. На этой стадии определяются задачи, которые должны выполняться системой. Их перечень формируется на основании требований заказчика.
  2. Проектирование. Заключается в подготовке модели будущей информационной системы управления гостиничным комплексом, построении структуры.
  3. Разработка программы. На этой стадии осуществляется преобразование проектной составляющей в программный код.
  4. Тестирование продукта. Может выполняться как на каждом из предыдущих этапов, так и после фактического завершения работ. Результаты испытаний вносятся в специальный документ.
  5. Сопровождение. После запуска информационной системы со временем может понадобиться её доработка, расширение списка функций или построение новых логических взаимосвязей. В этом случае стоит обратиться к разработчикам продукта.

Созданная программистами компании MaxiBooking информационная система гостиничного комплекса позволит автоматизировать рабочие процессы, повысить качество обслуживания гостей и снизить трудозатраты.